独木难支,三株梁倒。
——谚语
01
练一练
假如你是一家大型企业的项目经理,负责一个涉及研发、销售和市场部门的复杂项目。在项目执行过程中,你发现销售部门希望产品能有更多的特性以吸引客户,但研发部门认为这会增加开发难度和时间,而市场部门则担心增加的特性可能无法在市场上得到足够的接受度。作为项目经理,你应该如何处理这个问题?( )
A.搁置部门之间的分歧,按照自己的理解和判断来制定项目计划。
B.分别与三个部门的负责人进行沟通,了解他们的观点和理由,然后提出一个折中的方案。
C.将这个问题上报给公司的高层管理人员,让他们来决定如何处理。
D.组织一个跨部门会议,邀请销售、研发和市场的相关人员共同讨论该问题,并找到一个共识解决方案。
答案:D
选项A可能会忽视各部门的需求和担忧,导致项目执行过程中出现冲突和问题。
选项C可能会延缓问题的解决并增加决策的复杂性。同时,高层管理人员可能无法深入了解各部门的具体情况和需求,影响决策的科学性和可行性。
选项B和选项D都是处理跨部门沟通问题的较好方式。但在这个情景中,选择组织一个跨部门会议更能促进合作和达成共识,因此选项D是最佳答案。
小贴士
作为管理者,首先了解其他部门才能更好的协作。可以使用4W1H工具,来了解其他部门,理清协作所需基础信息。
4W1H具体指的是Who、What、Why、When、How。
Who,指的是我们要了解:“其他部门是由谁组成的?”
What,指的是我们要了解:“其他部门是做什么的?”
Why,指的是我们要了解:“为什么该部门存在于你的组织中?”
Where,指的是我们要了解:“每个部门在哪里工作?”
How,指的是我们要了解:“其他部门是如何工作的?”
假如你是公司总经理,你多次观察到不同部门之间存在着沟通障碍,这导致项目进展缓慢和团队士气低落。你决定采取行动来促进跨部门沟通。以下哪项措施最能有效解决这个问题?( )
A.定期组织部门间会议,鼓励员工分享项目进展和遇到的问题,并提供解决方案。
B.增加各部门之间的工作交流,例如轮岗、参访和合作项目。
C.向员工提供沟通技巧培训课程,以提高他们在跨部门沟通中的表达和倾听能力。
D.建立一个在线平台或共享文档,供各部门实时分享信息和资源。
答案:A
选项A是定期组织部门间会议并鼓励员工分享问题和提出解决方案,可以促进信息流动,加强部门间的互动和合作,从而提升跨部门沟通效果。因此,选项A是正确答案。
选项B并未直接解决沟通问题。因此,选项B不是最佳答案。
选项C只能从个人层面来解决问题,而非系统性地解决沟通障碍。因此,选项C不是最佳答案。
选项D仅仅解决信息共享的问题,而不直接解决员工间的交流和理解问题。因此,选项D不是最佳答案。
小贴士
跨部门协作时,难免会出现矛盾、误会、扯皮等,产生这些冲突的主要原因有两方面:
一是协作各方在最开始没有对各自的角色、责任、标准界定清楚;
二是在出现冲突时,管理者不具备通过沟通化解冲突的能力。
解决冲突可以通过三个步骤:
第一步,锚定具体冲突;
第二步,明晰解决冲突的行动方向;
第三步,重新确定协作中各方的角色、责任及标准。
02
关键行为自评
跨部门协作要拆掉“部门墙”,要了解各部门的关键职责和协作所需基础信息。
在跨部门协作中,理解对方非常关键。
在跨部门协作沟通时,要明确协作需求。
在获得协作方的支持后,需要确保信息同步。
跨部门协作有分歧点时,要说清观察到的事实,而非宣泄情绪。
管理者要避免将协作方看作是对手,而是集中在解决问题上。
03
知识点精要
1.跨部门协作时,有效地理解对方非常关键,这就需要在跨部门的沟通中,具备同理心。
2.“同理心”是指站在当事人的角度和位置上,客观地理解当事人的内心感受,且把这种理解传达给当事人的一种沟通交流方式。
3.在跨部门协作与沟通时,我们可以通过倾听、换位思考和有效提问,来提升自己的同理心,更好地理解对方,促成协作。
4.在工作职责之外,可以主动创造共同经历,加深与其他部门的关系。比如,可以通过团建的方式,邀请对方部门的员工一起进行爬山、徒步等户外活动,这样的共同经历能够帮助员工在以后协作时更加顺畅。