成就卓越领导者的十八般武艺之“跨部门沟通与协作”

独木难支，三株梁倒。

——谚语

01

练一练

假如你是一家大型企业的项目经理，负责一个涉及研发、销售和市场部门的复杂项目。在项目执行过程中，你发现销售部门希望产品能有更多的特性以吸引客户，但研发部门认为这会增加开发难度和时间，而市场部门则担心增加的特性可能无法在市场上得到足够的接受度。作为项目经理，你应该如何处理这个问题？（  ）

A.搁置部门之间的分歧，按照自己的理解和判断来制定项目计划。

B.分别与三个部门的负责人进行沟通，了解他们的观点和理由，然后提出一个折中的方案。

C.将这个问题上报给公司的高层管理人员，让他们来决定如何处理。

D.组织一个跨部门会议，邀请销售、研发和市场的相关人员共同讨论该问题，并找到一个共识解决方案。

答案：D

选项A可能会忽视各部门的需求和担忧，导致项目执行过程中出现冲突和问题。

选项C可能会延缓问题的解决并增加决策的复杂性。同时，高层管理人员可能无法深入了解各部门的具体情况和需求，影响决策的科学性和可行性。

选项B和选项D都是处理跨部门沟通问题的较好方式。但在这个情景中，选择组织一个跨部门会议更能促进合作和达成共识，因此选项D是最佳答案。

小贴士

作为管理者，首先了解其他部门才能更好的协作。可以使用4W1H工具，来了解其他部门，理清协作所需基础信息。

4W1H具体指的是Who、What、Why、When、How。

Who，指的是我们要了解：“其他部门是由谁组成的?”

What，指的是我们要了解：“其他部门是做什么的?”

Why，指的是我们要了解：“为什么该部门存在于你的组织中?”

Where，指的是我们要了解：“每个部门在哪里工作?”

How，指的是我们要了解：“其他部门是如何工作的?”

假如你是公司总经理，你多次观察到不同部门之间存在着沟通障碍，这导致项目进展缓慢和团队士气低落。你决定采取行动来促进跨部门沟通。以下哪项措施最能有效解决这个问题？（  ）

A.定期组织部门间会议，鼓励员工分享项目进展和遇到的问题，并提供解决方案。

B.增加各部门之间的工作交流，例如轮岗、参访和合作项目。

C.向员工提供沟通技巧培训课程，以提高他们在跨部门沟通中的表达和倾听能力。

D.建立一个在线平台或共享文档，供各部门实时分享信息和资源。

答案：A

选项A是定期组织部门间会议并鼓励员工分享问题和提出解决方案，可以促进信息流动，加强部门间的互动和合作，从而提升跨部门沟通效果。因此，选项A是正确答案。

选项B并未直接解决沟通问题。因此，选项B不是最佳答案。

选项C只能从个人层面来解决问题，而非系统性地解决沟通障碍。因此，选项C不是最佳答案。

选项D仅仅解决信息共享的问题，而不直接解决员工间的交流和理解问题。因此，选项D不是最佳答案。

小贴士

跨部门协作时，难免会出现矛盾、误会、扯皮等，产生这些冲突的主要原因有两方面：

一是协作各方在最开始没有对各自的角色、责任、标准界定清楚；

二是在出现冲突时，管理者不具备通过沟通化解冲突的能力。

解决冲突可以通过三个步骤：

第一步，锚定具体冲突;

第二步，明晰解决冲突的行动方向;

第三步，重新确定协作中各方的角色、责任及标准。

02

关键行为自评

• 跨部门协作要拆掉“部门墙”，要了解各部门的关键职责和协作所需基础信息。

• 在跨部门协作中，理解对方非常关键。

• 在跨部门协作沟通时，要明确协作需求。

• 在获得协作方的支持后，需要确保信息同步。

• 跨部门协作有分歧点时，要说清观察到的事实，而非宣泄情绪。
  

• 管理者要避免将协作方看作是对手，而是集中在解决问题上。
  

03

知识点精要

1.跨部门协作时，有效地理解对方非常关键，这就需要在跨部门的沟通中，具备同理心。

2.“同理心”是指站在当事人的角度和位置上，客观地理解当事人的内心感受，且把这种理解传达给当事人的一种沟通交流方式。

3.在跨部门协作与沟通时，我们可以通过倾听、换位思考和有效提问，来提升自己的同理心，更好地理解对方，促成协作。

4.在工作职责之外，可以主动创造共同经历，加深与其他部门的关系。比如，可以通过团建的方式，邀请对方部门的员工一起进行爬山、徒步等户外活动，这样的共同经历能够帮助员工在以后协作时更加顺畅。